Websoft

четверг, сентября 21, 2017

3 шага для автоматизации и визуализации планов обучения

По материалам конференции “Е-Практика 2017”

Во время конференции “Е-Практика 2017” Андрей Фисенко, начальник сектора дистанционного обучения в ОТП Банке поделился своим опытом автоматизации планов обучения новичка. Данная задача будет всегда актуальна, особенно для компаний с высокой численностью персонала (1000+). Каждый новый сотрудник, приходя в компанию, изучает некие материалы, проходит курсы, тесты, тренинги, которые помогут ему лучше выполнять возложенные функции. И когда таких сотрудников достаточно много, перед отделом обучения стоят задачи автоматизации сразу в нескольких направлениях: назначения курсов (тестов, вебинаров, тренингов) в соответствии с должностью, контроль прохождения обучения, контроль полученных результатов, передача информации руководителям. Помимо удобства настройки этих функций со стороны отдела обучения, необходимо и самим новичкам помочь сориентироваться в назначенном обучении и продемонстрировать их достижения. В кейсе ОТП Банка мы будем акцентироваться на визуализации планов обучения для новичков и отображении информации о пройденных учебных мероприятиях для руководителей.

  • Компания: ОТП Банк
  • Год реализации проекта: 2017
  • Период функционирования проекта: 1 год.
  • Задача проекта: визуализация и автоматизация планов обучения новичка для создания наглядной и ясной траектории обучения
  • Реализация проекта: автоматизация  базовым функционалом LMS + геймификация траекторий обучения внешним подрядчиком

В коробочном решении системы WebTutor учебные планы формируются с помощью так называемой матрицы назначений обучения, что помогает автоматизировать учебные процессы или же настроить их дальнейшую синхронизацию с другими ПК (например, с программами кадрового учета и делопроизводства). И, в тоже время, в ОТП Банке хотелось дать своим сотрудникам не просто список назначенных мероприятий, но и визуализировать последовательность их прохождения и продемонстрировать успехи сотрудника с помощью элементов геймификации. Эта задача стала особенно актуальной в связи с тем, что в планы обучения входят не только дистанционные, но и очные мероприятия (тренинги).

Рассмотрим основные шаги для автоматизации планов обучения новичка на примере кейса ОТП Банка.

Читать дальше......

среда, сентября 20, 2017

Решения компании WebSoft и 7 трендов современного HR

На конференции Е-Практика 2017 мы рассмотрели основные HR-тренды* и решения компании WebSoft, которые им отвечают. В первую очередь, мы сделали этот анализ для того, чтобы провести параллель между тем, как развивается мир современного HR и тем, какие продукты мы предлагаем нашим клиентам. Для любой компании, которая достаточно долго работает в одной сфере, важно проводить анализ своей деятельности, проверять правильность стратегии развития и того, насколько мы отвечаем запросам наших клиентов. Ну и, во вторую очередь, мы посмотрели на тренды с целью демонстрации того, с помощью какого из наших решений можно их реализовать. Полную версию выступления Алексея Королькова, генерального директора компании WebSoft, можно посмотреть на youtube-канале компании. В посте мы остановимся на ключевых идеях доклада и 7-ми основных HR-трендах, а также предложим вам ряд кейсов и дадим попробовать новые решения, такие как мобильное приложение и чат-боты.


Тренд 1. Организация будущего.


Данный тренд рассказывает об изменении подходов к построению организации. Это выражается в переходе от жестких иерархических структур к более гибким матричным схемам взаимодействия, основанных на проектном управлении и совместной работе. При этом появляется больше возможностей для привлечения удаленных сотрудников.


Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:

trends6.png

trends14.png


Тренд 2. Изменение подходов к обучению и развитию.

Совсем недавно люди занимались одной деятельностью всю жизнь. Теперь же нам очень сложно представить, что человек придет на работу, где в течение 20-ти лет проработает на должности специалиста, потом достигнет уровня руководителя, проработает еще 15 лет, и выйдет на пенсию. Средний уровень нахождения в одной должности составляет сейчас около 5-ти лет. Это говорит о необходимости постоянного развития не только в своей текущей профессии, но и о потребности обучения при смене рода деятельности. То есть учиться придется непрерывно, для чего необходимы новые удобные инструменты и решения.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:
  • организация непрерывного обучения в любое время в любом месте, в том числе на различных устройствах, мобильный контент (подробнее про мобильный HR-портал и про решения для мобильного обучения)
  • механизмы курируемого контента с помощью инструментов соц.сетей (переход от самостоятельного создания контента к использованию имеющегося внутри и вне компании и построению учебных траекторий для своих сотрудников),
  • автоматизация планов обучения (кейс),
  • LMS как точка доступа, а не хранилище контента, как место для организации потоков рекомендуемого контента и единый источник знаний,
  • интеграция LMS с поставщиками контента,
  • привлечение пользователей учебного портала к разработке электронного контента с помощью простых инструментов внутри LMS (Courselab online),
  • разработка контента и разграничения доступов к различным видам контента с помощью панели контента,
  • возможность создания видео прямо из браузера,
  • организация адаптивного обучения и тестирования на основе компетенций или профилей знаний,
  • механизмы для реализации базы знаний на платформе LMS (кейс),
  • организация микрообучения (микро-модули курсов, справочники) с помощью инструментов LMS.

trends11.png

trends13.png

trends10.png


Тренд 3. Поиск талантов.

Этот тренд в первую очередь о том, что имея одни и те же знания и технологии, компании могут достигать разного уровня развития. Некоторые становятся более успешными, некоторые - менее. И причина в том, что сейчас наличие уникальных знаний и технологий уже не является конкурентным преимуществом. Фокус успеха компании смещается в сторону людей, которые придумывают новые решения и технологии, оптимизируют бизнес-процессы и благодаря которым компания становится более эффективной. Поэтому данный тренд говорит о фокусировки на качественном подборе персонала.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor и E-Staff:
  • механизмы максимально комплексного подхода к автоматизации рекрутинга (детальнее про инструменты автоматизации),
  • новые механизмы автоматизации массового подбора персонала (E-Staff 4.7, 4.8),
  • инструмент для продвижения вакансий с помощью landing page,
  • интеграция с соц.сетями и сайтами по поиску работы (linkedin, AVITO, др),
  • новый модуль “Чат-боты” внутри WebTutor для поиска и первичного тестирования кандидатов (примеры использования чат-ботов, попробовать чат-боты: @estaff_demobot, @websoftsupportbot),
  • новые инструменты видео-интервью в E-Staff.

trends9.png

trends8.png

trends1.png


Тренд 4. Фокус на эмоциях сотрудника.

Сегодняшние сотрудники по-другому относятся к своим работодателям. Они ожидают не только своевременной выплаты заработной платы, но и некоторого взаимодействия между наемным человеком и компанией, а также предоставления удобных инструментов и комфортной среды для работы. Учебный портал - это одна из сфер, в которой мы можем удовлетворить потребности во взаимодействии.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:
  • мобильный доступ и мобильное приложение (попробовать моб.приложение: app store/ google play, для входа указать сервер news.websoft.tu + ваш клиентский логин и пароль),
  • удобный пользовательский дизайн (кейс, идеи порталов WebTutor от клиентов),
  • новый коробочный дизайн в версии WebTutor 3.4.1,
  • механизмы получения постоянной и моментальной обратной связи (примеры реализации с помощью чат-ботов),
  • инструменты геймификации на портале (кейс),
  • модуль “Компенсации и льготы” системы WebTutor (позволяет описывать различную информацию под конкретные позиции, делать обзоры и сравнение позиций),
  • проведение адаптивных опросов и процедур опросов в новой версии WebTutor,
  • мобильные вебинары через приложение (экспериментальная версия для участников мероприятий).

trends5.png

trends7.png


Тренд 5. Изменение подходов к оценке эффективности.

Этот тренд характеризует уменьшение периода проведения оценки. Оценка 360 один раз в год уже не дает необходимой информации. Обратная связь нам нужна гораздо чаще, так как современный мир меняется стремительно быстро, и мы меняемся вместе с ним. Поэтому оценка теперь проводится чаще, быстрее и проще.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:
  • новые подходы к автоматизации оценки (кейс),
  • новые механизмы для описания оценочных форм и процедур (кейс),
  • инструменты непрерывной оценки, в том числе с помощью мобильного приложения (кейс),
  • непрерывная обратная связь.

trends4.png


Тренд 6. Развитие аналитики.

Уже достаточно давно в сфере HR обсуждается такой тренд, как Big Data. Его могут по-разному понимать и пробовать реализовывать в своих компаниях. Но, несомненно то, что цифры приобретают все большее значение для построения эффективных и бизнес-процессов, и HR-процессов, в том числе, и обучения.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:
  • возможности для расчета различных KPI и построения dashboard (кейс),
  • интеграция с внешними источниками данных,
  • инструменты для сбора обратной связи,
  • предиктивная аналитика (подробнее о прогнозах с помощью статистики HR-портала, проект в работе).

trends3.png


Тренд 7. Digital HR.

Западные аналитики наблюдают переход HR-сферы в формат Digital. Этот тренд рассказывает о том, что для работы с людьми (подбора, обучения, развития) нам необходимо анализировать массу различной информации. Для этого потребуется единая цифровая среда, в которой будут организованы все HR-процессы. Именно такой средой может стать для вашей компании WebTutor.

Возможности для реализации этого тренда в системе WebTutor:
  • комплексная автоматизация HR (подробнее об интеграции всех процессов),
  • открытое интегрированное решение, которое можно самостоятельно настраивать и дорабатывать,
  • комфортный user interface с различными интерфейсами,
  • полностью мобильное решение (подробнее про технологии мобильного обучения),
  • “невидимая система”, то есть LMS, которая не имеет границ и может взаимодействовать с различными источниками контента и различными ресурсами и ПО с помощью стандарта Tin Can (подробнее про комплексный подход к e-learning),
  • механизмы предоставления различных ролей как для обучения, так и для его организации и контроля (кейс),
  • новый подход к разработке с помощью метода описания бизнес-процессов workfow (ожидается в версии WebTutor 3.4.1).

trends2.png

trends12.png


Другие материалы конференции “Е-Практика” (видео, кейсы, презентации): http://websoft-elearning.blogspot.com/2017/06/websoft.html

Электронная книга советов про HR-автоматизацию по результатам конференции “Е-Практика” :



Читать дальше......

вторник, сентября 19, 2017

Цикл статей “Управление знаниями”. 2. Продажа идеи внедрения базы знаний.

Автор: Марина Литвинова

Если вы не знаете, с какой стороны подойти к продаже идеи внедрения базы знаний, то подумайте над тем, кому и какие преимущества этого проекта будут интересны.

Что дает база знаний топ-менеджерам компании?
  1. Обеспечивает аккумуляцию и сохранность знаний, поэтому можно не опасаться того, что при увольнении сотрудник унесет часть информационного капитала компании,
  2. Дает легкий доступ к знаниям для новичков компании в едином формате, то есть база знаний даст стандартизированное для всех обучение с помощью одних и тех же регулярно обновляемых учебных материалов, а это позволит сотруднику “быстро” приступить к своим функциям.
  3. Создает культуру обучения в компании, а значит способствует развитию сотрудников, совершенствованию бизнес-процессов, генерации новых идей и повышению эффективности работы, что позволит компании занять лидирующие позиции на рынке.

Что дает база знаний сотрудникам компании?
  1. Позволяет оттачивать наиболее важный навык современного человека  - постоянное обучение и развитие - без которого невозможно представить успешного востребованного специалиста. Развейте иллюзии сотрудников о том, что можно работать в одной профессии на протяжении длительного периода и при этом быть успешным.
  2. Дает возможность найти свои сильные стороны и развить их. Например, адаптивные траектории в базе знаний порекомендуют сотруднику, что нужно изучать, исходя из результатов тестирования, пройденных курсов и выбора актуальных для него тем. А это в свою очередь снова ведет к самореализации, повышению экспертности и профессиональному росту.
  3. Создает профессиональный имидж и хорошую репутацию для сотрудников, которые вносят свой вклад в базу знаний и делятся опытом. Таким образом в компании “вырастают” наставники, тренеры, преподаватели и будущие руководители структурных подразделений. Сотрудник имеет возможность полностью сменить свою сферу деятельности, если, например, обнаружил талант к обучению, либо же быстро продвинуться по карьерной лестнице.

Что дает база знаний отделу обучения?
  1. Создает единое учебное информационное пространство и тем самым подталкивает искать новые знания только на этом ресурсе. База знаний выступает и как аккумулятором контента, и как проводником-гидом по другим внутренним и внешним ресурсам. Удобство использования базы и возможность применения социальных и игровых элементов будет привлекать сотрудников, подталкивать к обучению, обмену и оценке просмотренного контента.
  2. Структурирует и автоматизирует учебный контент. Преимущество в первую очередь касается сбора, хранения и распространения информации, которая ранее была разрознена, не всем доступна либо неактуальна. Теперь весь контент будет в единой базе, что упростит управление e-learning проектом, в каком бы наборе инструментов он не существовал в компании.
  3. Позволяет удобно строить траектории обучения. В отличие от LMS, в базе знаний содержится большое количество простых элементов знаний (документы, видео-файлы, схемы, советы), которые можно использовать в исходном виде без преобразования к электронные курсы. То есть, если вам нужно назначить менеджеру по продажам электронный курс, тест, вебинар, книгу, сборник советов, памятку продажника и подборку видео-сюжетов на тему лучших практик, это можно легко реализовать без необходимость оформлять все в единый курс. Просто пропишите траекторию обучения от А до Я.

“Пилот” для базы знаний

Пробуйте внедрение идеи управления знаниями на небольших пилотных проектах. Подключите наиболее заинтересованных сотрудников и попробуйте создать мини-базу знаний для некой конкретной специальности, например, для специалистов call-центра. Соберите и систематизируйте информацию, дайте парочку простых инструментов для обмена и генерации новых знаний. Отслеживайте динамику использования нового ресурса и собирайте обратную связь. Такой вариант развития события может стать отличным тест-драйвом будущей общей базы знаний и послужит дополнительным аргументов в пользу внедрения.

И помните, что база знаний будет в компании востребована только в том случае, если данный проект синхронизируется с бизнес-целями и логично вписывается в тайминг для проведения обучения. То есть, когда возникает задача, например, обучить всех сотрудников новому продукту в определенный срок, то первое, что должны вспомнить инициаторы обучения - это база знаний. И с другой стороны, когда сотруднику требуется быстрая информация для выполнения своих функций, его первым действие должно стать посещение базы знаний.


КЕЙС: Электронная база знаний и современные e-learning-тренды на учебном портале для госслужащих

Читать дальше......

четверг, сентября 14, 2017

Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Какие учебные процессы можно автоматизировать с помощью LMS?


Есть люди, понимающие и использующие функционал LMS, который помогает автоматизировать различные учебные процессы. Есть те, кто не знают или не используют это по различным причинам. Например, нет инструкций или нет желания переучиваться. Но сейчас невозможно эффективно управлять e-learning проектом, если вы не используете автоматизацию, потому что наверняка вы затрачиваете больше времени, чем хотелось бы, совершаете повторяющиеся действия или испытываете сложности с анализом больших объемов информации.


Возможно, для кого-то это станет открытием, но, имея LMS, многие ваши действия, как администратора системы или менеджера обучающих планов, можно упростить или отдать на выполнение программе. Нет необходимости вручную подключать набор курсов для каждого вновь пришедшего сотрудника, предоставлять доступы для входа на учебный портал или назначать тесты для повторного прохождения. Это, и многое другое, умеет LMS.


Если вы только планируете покупать LMS или используете имеющуюся систему не в полную силу, узнайте детально о функционале, который поможет вам автоматизировать обучение на различных этапах:
- анализ потребности в обучении (сбор заявок, анкетирование, самозапись),
- формирование программ обучения (подключение набора учебных мероприятий в соответствии с должностью, функционалом, компетенциями сотрудника),
- прохождение обучения (возможность самостоятельного повторного заказа курсов и тестов в случае технического сбоя или при желании поднять оценку, информирование о назначенном обучении и напоминание о нарушенных сроках тестирования, поздравление с успешным завершением курса, генерация сертификата),
- анализ результатов обучения (использование различных фильтров, визуализированных графиков и dashboards для быстрого анализа пройденных учебных материалов, предоставление доступов для просмотра статистики руководителями).


Помимо базового функционала, который автоматизирует основные этапы обучения, современная LMS также может:
- эффективно управлять контентом (загружать курсы и тесты из обменных файлов и специальных форматов типа SCORM, помогать в обновлении информации через информирование ответственных и календарь изменений),
- интегрироваться с различными системами (например, с HR-системой для обмена информацией о новых и уволенных сотрудниках, смене должностей, наступлении отпусков сотрудников или зачислении в кадровый резерв),
- рекомендовать сотруднику различные учебные материалы, исходя из его запросов и результатов пройденных курсов, тестов, вебинаров, тренингов и других мероприятий, а также проводить адаптивное тестирование,
- управлять очным обучением (собирать заявки, формировать группы, вести учет проведенных тренингов),
- предоставлять ограниченные доступы к определенным курсам, разделам библиотеки и даже к различным версиям учебного портала,
- собирать и анализировать обратную связь от пользователей LMS,
- автоматизировать планы развития, планы преемственности и программы для кадровых резервистов, связывая назначенные учебные мероприятия с оценкой, компетенциями и различными описанными HR-процедурами.


Как видите, с помощью автоматизации можно значительно облегчить свою работу в управлении e-learning проектом.


Но, как быть, если пока в компании нет LMS, если ее функционал на данный момент по каким-то причинам ограничен или же в отделе обучения нет четкого понимания того, что нужно автоматизировать в первую очередь. Тогда можно начать с шаблонов, которые помогут найти повторяющиеся действия, часто задаваемые вопросы, типичные отчеты и так далее. Такие действия нужно стандартизировать и оформить в удобном для использования виде:
- шаблоны курсов будут особенно полезны, если в компании есть свой штат внутренних разработчиков, не относящихся к отделу обучения (стандарт содержания курса, стандарт дизайна, шаблоны слайдов, примеры отдельных частей курса, рекомендуемые форматы для различных типов курсов),
- шаблоны анкет (обратная связь по курсу/вебинару/тренингу, сбор мнений портале, запрос на обучение),
- шаблоны отчетов (отчет о работе LMS за определенный период времени, отчеты по результатам обучения для различных целей),
- шаблоны ответов на типичные вопросы (FAQ),
- шаблоны для регулярных выпусков новостей, рассылок и прочих PR-кампаний,
- шаблоны документов (запросы на создание и размещение учебных материалов, приказы о назначении обучения, о подведении итогов, шаблоны планов обучения и отчетов по ним, шаблоны тех.заданий),
- шаблоны презентаций о возможностях обучения и развитии e-learning проекта (для совещаний и для новых пользователей)


Кстати, шаблоны не только стандартизируют учебные процессы, но и сохранят базу знаний для преемников в отделе обучения. Нередко можно встретить ситуации, когда человек внедрил e-learning и ушел из компании, а вместе с ним исчезло понимание того, как обучали, как настраивали и развивали e-learning. Когда процессы прописаны и автоматизированы, уменьшается риск того, что e-learning проект может быть приостановлен или закрыт из-за ухода менеджера внедрения.


Все эти шаблоны впоследствии можно будет описать в LMS и значительно упростить свою работу. Только представьте, что новостные рассылки можно будет отправлять не вручную, а нажатием на кнопку "отправить". Целевую аудиторию для обучения можно будет выбирать с помощью удобного дерева подразделений, отфильтровав сотрудников по названию должности, подразделению или стажу работы. А руководителям больше не нужно будет по индивидуальному запросу готовить выборку с результатами обучения их сотрудников, потому что для этой цели в LMS будут существовать dashboard - визуализированная статистика, обновляемая в онлайн-режиме. И это не фантастика, а полноценная реальность в управлении корпоративным обучением.


Посмотрите, какие процессы автоматизируют клиенты компании WebSoft с помощью системы WebTutor:


Также читайте:

Читать дальше......

вторник, сентября 12, 2017

Цикл статей “Управление знаниями”. 1. Что такое knowledge management?

Автор: Марина Литвинова

Понятие управления знаниями (knowledge management) появилось относительно недавно, а сама эта тема неразрывно связана с мотивацией к обучению, созданием культуры саморазвития и обмена опытом в компании. Если подключить к этому и современный тренд на получение информации через смартфоны, то появляется еще и тема мобильного обучения. Поэтому понятие knowledge management достаточно обширное и включает в себя целый ряд знаний и навыков, которыми должен обладать менеджер e-learning-проекта, для того, чтобы внедрить в компании базу знаний. Примером базы знаний может служить “Википедия”, принципы которой применимы и в корпоративной среде обучения.

Следует отметить, что управление знаниями это целая система мероприятий, направленных на сбор, систематизацию, распространение и обмен знаниями в компании. То есть мы говорим не только о том, что нужно организовать все имеющиеся электронные курсы и документы в едином информационном пространстве. Все гораздо глубже.

Иногда создание базы знаний в компании становится логическим развитием ранее работающей системы дистанционного обучения. На мой взгляд, такой вариант возможен, если СДО была внедрена достаточно давно, когда еще не говорили про knowledge management и/или у команды внедрения не было необходимых навыков формирования базы знаний.

Если вы будете внедрять e-learning прямо сейчас, то концепция управления знаниями должна занять свое законное место в общей стратегии e-learning-проекта. Обратите внимание на то, что компания Deloitte назвала управление знаниями ключевым трендом в обучении на 2016 год. И в настоящее время невозможно представить современную эффективную систему обучения без базы знаний, особенно если мы говорим о крупной компании с большой численностью сотрудников и с регулярным обновлением состава новичков.

Как и любой проект, внедрение базы знаний должно начинаться с предварительного анализа потребности в таком инструменте (опроса сотрудников, анкетирования руководителей) и представления стратегии управления знаниями в виде “живого” хорошо визуализированного доклада для топ-менеджмента.

Стратегия базы знаний, которая описывает внедрение и реализацию данного проекта, должна включать ответы на основные вопросы:
  • по каким причинам было принято решение о внедрении и какие цели преследует проект,
  • какие преимущества дает внедрение базы знаний в компании,
  • каким образом будет осуществляться внедрение и что будет включать каждый из этапов,
  • кто будет входить в команду проекта, какими будут зоны ответственности (методология, техническая поддержка, маркетинговое сопровождение, размещение учебных материалов, администрирование базы знаний и т.д.),
  • какая информация и по каким принципам будет размещаться и генерироваться на ресурсе базы знаний,
  • какие доступы и по каким принципам будут предоставлены пользователям базы знаний,
  • какими ресурсами будет поддерживаться функционирование базы знаний после внедрения.

Важный момент: вы не сможете централизованно управлять знаниями, если при наличии единой базы знаний в компании будут существовать другие ресурсы. Например, отдельный сайт для юридического департамента или гугл-папка с инструкциями для кассиров. Поэтому во время разработки стратегии предусмотрите тот факт, что база знаний станет единой точкой входа для всех информационных ресурсов. Если тот же юридический департамент по-прежнему пожелает иметь свой собственный ресурс, тогда можно будет предложить доступ к персональному разделу базы (возможно, даже ограниченный, если в этом есть необходимость).

При переходе к концепции управления знаниями компаниям, у которых уже есть большое количество обучающих материалов, придется пересмотреть их формат. То, что было допустимо для изучения в формате электронного курса, может не подойти для базы знаний. Это, в первую очередь, коснется больших по объему учебных материалов, которые будет сложно использовать как отдельные элементы, если не разбить их на модули и подтемы. В целом, переход к базе знаний означает и переход к микрообучению: теперь практически каждый учебный элемент должен представлять собой пазл, который легко использовать множество раз, присоединить к нужным программам обучения и при этом быстро обновить в одном месте.

К тому же, база знаний по своей концепции это тот самый инструмент, который может понадобиться в любое время в любом месте и на любом устройстве, а значит, он должен отвечать мобильности пользователя. Поэтому следует проанализировать, как часто сотрудники пользуются мобильными устройствами именно с целью профессионального обучения и насколько нуждаются в подобном инструменте. Несомненно, при наличии потребности и удобного мобильного сайта или приложения, использование базы знаний будет весьма востребованным именно в таком мини-формате.


КЕЙС: Переходим от классической СДО к системе управления знаниями (Спортмастер)

Читать дальше......